Angebote schneller erstellen, ohne an Sorgfalt zu verlieren

In technischen Betrieben ist die Angebotserstellung oft der Engpass, über den am wenigsten gesprochen wird. Anfragen kommen als PDF, als Zeichnung, als Mail mit drei Sätzen. Jemand mit Erfahrung setzt sich hin, sucht vergleichbare Vorgänge, kalkuliert und schreibt. Das dauert — und weil es dauert, bleiben Anfragen liegen. Der Reiz liegt nicht darin, den Menschen zu ersetzen. Er liegt darin, ihm die Vorbereitung abzunehmen, damit er nur noch entscheidet. Situationen, die uns regelmäßig begegnen. Keine Reihenfolge — jeder Fall steht für sich. Anfragen kommen in jeder denkbaren Form. Die Aufbereitung dauert oft länger als die eigentliche Kalkulation. Eingehende Anfragen werden automatisch ausgelesen — Material, Menge, Toleranzen, Termin — und als strukturierter Vorgang angelegt. Unklare Felder werden markiert statt geraten. Ein markiertes Feld ist nützlich, ein falsch geratenes gefährlich. Vergleichbare Teile wurden schon kalkuliert, aber das Wissen steckt in alten Angeboten und in Köpfen. Das System sucht ähnliche Vorgänge und schlägt eine Kalkulation vor, inklusive Verweis auf die zugrundeliegenden Fälle. Die Entscheidung bleibt beim Kalkulator. Nachvollziehbarkeit. Ein Preis ohne Herleitung wird nicht benutzt. Layout, Textbausteine und AGB werden aus dem letzten Angebot kopiert. Fehler wandern mit. Das Dokument wird aus dem Vorgang erzeugt, mit gepflegten Textbausteinen und aktuellen Konditionen. Die Textbausteine müssen einen Verantwortlichen haben, sonst veralten sie schneller als die kopierten Vorlagen.